Кадровичок

Аудит воинского учёта

Выясним, что с учётом.И что нужно привести в порядок.

От приказа о назначении ответственного до карточек работников и отправки сведений — проверим всю цепочку. Покажем, чего не хватает, что требует исправления и с чего начать.

Обсудить мой аудитЧто будем проверять

Можно обратиться, даже если документы не собраны, учёт не вели или прежний ответственный уже ушёл.

До старта

Согласуем объём, срок и стоимость

После проверки

Передадим отчёт и план исправлений

Если нужна помощь дальше

Возьмём восстановление и ведение

Начинаем с реального положения дел

Вам не нужно готовиться к нашему аудиту.

Не просим сначала разобрать архив или заполнить недостающие карточки. Вместе выясним, что сохранилось, проверим документы и фактические действия, затем составим порядок исправлений.

  1. 01Соберём исходные данные
  2. 02Проверим учёт работников
  3. 03Проследим действия и отправки
  4. 04Составим план исправлений

Программа проверки

Что именно сделаем.
По каждому участку учёта.

У каждого этапа — своя задача, проверка и результат. Если документов или подтверждений нет, выясняем обстоятельства и включаем необходимые действия в план.

01

Разбираемся, как учёт устроен сейчас

Чтобы проверить нужный период и сразу выделить срочные задачи.

  • Уточняем численность, подразделения, историю ведения учёта и причину обращения.
  • Собираем первоначальную опись: документы, рабочие файлы, переписка, незакрытые запросы.
  • Согласуем период, перечень проверок и охват работников: полностью или по выборке. Фиксируем срок и стоимость.

Если учёт не вели или неизвестно, что осталось

Начинаем с кадровых данных и доступного архива. Разделяем то, что найдено, что нужно запросить и что предстоит создать. Для полного отсутствия учёта определяем программу постановки с нуля.

На выходе:Согласованная программа аудита и перечень материалов для проверки.

02

Проверяем организацию воинского учёта

Чтобы обязанности были закреплены за реальными исполнителями, а задачи не терялись между отделами.

  • Проверяем приказы, назначение ответственного, распределение обязанностей и замещение на время отсутствия.
  • Разбираем план работы и документы взаимодействия с военкоматом: что оформлено и что действительно выполнено.
  • Уточняем, как кадровик передаёт сведения ответственному за воинский учёт и кто контролирует исполнение.

Если приказов нет или ответственный давно уволился

Определяем, какие документы нужно оформить или обновить, какие обязанности закрепить и кому передать незавершённые задачи. Включаем это в план организации работы.

На выходе:Список необходимых организационных документов и изменений в распределении задач.

03

Сверяем работников, карточки и исходные документы

Чтобы учёт отражал фактический состав работников и подтверждённые сведения о них.

  • Сопоставляем кадровый список с составом работников, подлежащих воинскому учёту.
  • Проверяем наличие и заполнение карточек по форме № 10, актуальность сведений и их соответствие представленным документам воинского учёта.
  • Выделяем отсутствующие карточки, расхождения и сведения, которые требуют уточнения у работника или в военкомате.

Если документа нет или данные не совпадают

Составляем адресный список уточнений: у кого и какие сведения запросить. Определяем порядок дальнейших действий по каждой ситуации. Неподтверждённые данные не подставляем в карточки.

На выходе:Перечень карточек для исправления и список недостающих сведений по работникам.

04

Проверяем, что происходило после кадровых изменений

Чтобы за приёмом, увольнением и изменением данных можно было проследить выполненные действия.

  • Сопоставляем кадровые события за согласованный период с подготовленными сведениями и сообщениями.
  • Проверяем даты, адресатов, состав отправленных сведений и подтверждения отправки.
  • Выясняем причины пропусков: информация не дошла до ответственного, сообщение не подготовили или подтверждение не сохранили.

Если отправка не подтверждается или срок пропущен

Ищем подтверждения в доступной переписке, журналах и системе отправки. Если их нет, фиксируем фактические обстоятельства и определяем, какие сведения нужно направить или уточнить сейчас.

На выходе:Перечень событий, требующих действий, и рекомендации по передаче сведений и хранению подтверждений.

05

Разбираем сверки, запросы и прежние замечания

Чтобы незакрытые вопросы не переходили из года в год и компания понимала ближайшие действия.

  • Проверяем материалы сверок, выявленные расхождения и документы об их устранении.
  • Изучаем входящие запросы, ответы, результаты предыдущих проверок и выполнение замечаний.
  • Отдельно выделяем обращения, по которым ещё нужен ответ, уточнение или комплект документов.

Если сверок не было или уже пришёл запрос

Для отсутствующих сверок определяем подготовительные действия и порядок взаимодействия с военкоматом. По полученному запросу сразу разбираем содержание и срок ответа; срочную помощь согласуем, не дожидаясь окончания всего аудита.

На выходе:Список открытых вопросов, материалов для подготовки и ближайших действий по запросам и сверкам.

06

Проверяем хранение и передачу дел

Чтобы документы и история работы оставались у компании при смене кадровика.

  • Выясняем, где хранятся карточки, приказы, переписка и подтверждения выполненных действий.
  • Проверяем порядок доступа к сведениям работников, актуальность рабочих файлов и состав передаваемых дел.
  • Определяем, что должно входить в опись и какие незавершённые задачи нужно передать новому ответственному.

Если прежний сотрудник ушёл без передачи дел

Проводим инвентаризацию доступных материалов вместе с вашим представителем. Отдельно фиксируем отсутствующее и восстанавливаем последовательность событий по сохранившимся данным. Составляем план дальнейшего восстановления.

На выходе:Перечень найденных и недостающих материалов, рекомендации по хранению и передаче дел.

Что останется у компании

Понятно, что исправить.
Есть с чем работать дальше.

Отчёт о состоянии учёта

Что проверено, какие расхождения найдены и на чём основаны выводы. Отдельно указываем вопросы, для которых пока не хватает подтверждений.

План исправлений

Что сделать в первую очередь, какие документы подготовить, у кого запросить сведения и чем подтвердить выполнение. Обязательные действия отделяем от рекомендаций по организации работы.

Разбор с вашей командой

Объясняем выводы руководителю и ответственному. Согласуем приоритеты и обсуждаем, какие задачи вы выполните сами, а какие хотите передать нам.

Нужно довести до порядка? Подключимся.

После проверки можем подготовить недостающие документы, исправить карточки, помочь с передачей сведений и организовать дальнейшее ведение. Состав, сроки и стоимость исправлений согласуем отдельным этапом — по уже понятному перечню задач.

Как устроено сопровождение

План и стоимость аудита

Обсудим ваш учёт.
Согласуем план аудита.

Расскажите, как сейчас ведутся дела. Предложим состав проверки, определим срок и рассчитаем стоимость до начала работы.

Если уже пришёл запрос военкомата или назначена проверка, сначала разберём срочные задачи.

Обсудить план и стоимость

Для первого обращения достаточно описания ситуации. Документы работников пока не нужны.

С чего начнём разговор

Компания
Численность работников и подразделения.
Текущее состояние
Кто ведёт учёт и что из документов сохранилось.
Объём проверки
Какой период и какие вопросы нужно проверить.
Ближайшие сроки
Запросы, проверки или передача дел новому ответственному.

Не знаете всех ответов? Поможем разобраться на первом разговоре.

Перед началом

Что ещё
важно знать

Нужно привести документы в порядок до аудита?

Нет. Начинаем с того, что есть: кадровый список, документы, рабочие файлы и переписка. Поможем составить опись и понять, чего не хватает. Отсутствие части документов — одна из задач проверки.

Проверите каждого работника или только часть?

Охват согласуем до начала: полная проверка или выборка с определёнными критериями. В отчёте укажем, какие работники, события и период проверены. Выводы по выборке не будем представлять как результат проверки всей компании.

Вы только проверяете или можете всё исправить?

По итогам аудита можем взять на себя подготовку и исправление документов, организацию учёта и дальнейшее ведение. Объём, результат и стоимость этих работ согласуем отдельно, когда будут понятны задачи. План можно передать и вашей внутренней команде.

Можно провести аудит удалённо?

Формат определим по вашей задаче и доступности материалов. Для дистанционной работы согласуем состав документов и защищённый способ передачи. Если понадобится работа с оригиналами на месте, обсудим её заранее.

Что влияет на стоимость и сроки?

Численность работников, количество подразделений, период и глубина проверки, состояние архива и срочные запросы. После знакомства с ситуацией предложим программу, стоимость и срок. До начала работ зафиксируем договорённости.

Если уже назначена проверка или получен запрос?

Сообщите об этом при первом обращении. Сначала разберём полученный документ, срок и перечень запрашиваемых материалов. Определим срочные действия и согласуем помощь с ответом или подготовкой; остальные задачи аудита выстроим с учётом этого срока.