Опыт внедрения КЭДО: ускорение подписания документов и оптимизация расходов

Страховая компания «Ренессанс Жизнь» и НПФ «Ренессанс Накопления», объединяющие свыше 1300 работников более чем в 100 офисах по России, представили результаты проекта по переводу кадрового делопроизводства в цифровой вид. Ранее обмен документами велся централизованно через Москву с привлечением почтовых и курьерских служб.

Рост доли дистанционных и иногородних специалистов привел к тому, что согласование и пересылка оригиналов приказов и заявлений отнимали дни, а открытие филиалов требовало значительного документооборота.

После оцифровки всех кадровых процедур время подписания документов офисными работниками уменьшилось с 1,5 часа до 30 минут, а для дистанционного персонала — с 4 дней до 2 часов. Единая электронная система и интеграция с корпоративной базой упростили удаленную обработку заявлений и выгрузку архивов для регуляторов.

Кроме того, переход позволил сдержать операционные расходы. При расширении штата с 970 до 1370 человек численность отдела кадрового администрирования не увеличивали, что дало около 1,8 млн рублей экономии на ФОТ в год. Снижение курьерской нагрузки сэкономило еще 1,35 млн рублей, а отказ от печати сберег 220 тысяч бумажных листов.