Кадровый аудит: что проверить в документах компании

Кадровые документы связаны между собой. Ошибка в приказе может повториться в личной карточке, табеле, расчёте и отчётности. Поэтому выборочная проверка одного документа часто создаёт ложное ощущение порядка.

Составьте перечень повторяющихся событий: приём, перевод, изменение условий, отпуск, отсутствие, увольнение. Для каждого события зафиксируйте входящие документы, согласования, сроки и результат.

Первый проход нужен не для идеального архива, а для обнаружения риска, который уже воспроизводится в текущей работе.

• Трудовые договоры и дополнительные соглашения: обязательные условия, подписи и актуальные редакции.
• Приёмы, переводы и увольнения: основания, даты, ознакомление и взаимосвязь документов.
• Отпуска и отсутствия: график, заявления, уведомления и фактические даты.
• Рабочее время: режимы, табели, сверхурочная работа и работа в выходные.
• Локальные акты: действующие версии, ознакомление сотрудников и отсутствие противоречий.
• Персональные данные: состав данных, доступы, согласия, сроки хранения и уничтожение.
• Архив и доказательства: где находится оригинал, кто отвечает и как подтвердить действие работодателя.

Разделите находки на критичные, системные и косметические. Критичные затрагивают права работников или обязательные сроки. Системные повторяются в каждом новом кадровом событии. Косметические не меняют правовой смысл, но мешают управлению.

Для каждой находки запишите риск, затронутых сотрудников, нужное действие, владельца процесса, срок и документ, который подтвердит исправление. Такой журнал важнее красивого отчёта: по нему видно, что действительно изменилось.